8-812-920-05-39

Определен термин «цифровой документ»

Стандарт устанавливает принципы ведения цифрового документооборота, при котором помимо сканированных копий документов, изначально созданных на бумажных носителях, и их автоматизированной обработки появляется цифровой документ как объект информационной системы. Таким образом предлагается все электронные документы подразделять:

на цифровые документы;
электронные скан-копии (термин для них в тексте не приводится и не определяется).
Здесь заметим, что этот подход противоречит терминологии, предложенной в Постановлении Пленума ВС РФ от 26.12.2017 №57, согласно которому документы в электронном виде подразделяются:

на электронные документы;
электронные образы документов.
В стандарте предлагается архитектура целевой модели цифрового документооборота, включающая:

эталонную модель цифрового документооборота:
постоянные информационные компоненты:
реквизиты;
виды электронных подписей;
набор метаданных;
сроки хранения;
направления деятельности;
системы документации;
документопотоки;
форматы файлов;
области хранения;
роли участников;
предопределенные модели документных процессов;
переменные информационные компоненты (отдельные поля внутри постоянных компонентов).
Эффективность цифровой трансформации документооборота предлагается определять показателями технико-экономической эффективности:

снижение себестоимости проектов цифровизации документооборота;
повышение производительности труда;
повышение возможности масштабируемости и контролируемости системы управления документами;
повышение уровня кибербезопасности;
снижение регуляторных рисков.
Некоторые определенные в стандарте термины:

цифровой архив: хранилище цифровых документов долговременного и постоянного сроков хранения;
электронный архив: объектное хранилище, позволяющее накапливать большой объем данных и обеспечивать их поиск и доступ к ним;
цифровой документ: категория электронного документа, изначально созданного в цифровой форме с соблюдением правил документирования без издания его на бумажном носителе, подписанный электронной подписью;
юридическая сила цифрового документа: свойство цифрового документа подтверждать правоотношения и вызывать правовые последствия.
Юридическая сила цифрового документа обеспечивается путем соблюдения требований:

соблюдение установленного набора обязательных структурных элементов, включая метаданные;
использование электронной подписи;
проверка и подтверждение подлинности электронной подписи;
наличие правовой основы работы с цифровыми документами;
соблюдение требований к подготовке документов.
Свойства цифрового документа, влияющие на его юридическую силу:

целостность (не внесены изменения, подлинность электронной подписи подтверждена)
аутентичность (оформлен в соответствии с порядком, создан или отправлен уполномоченным лицом, указанное время соответствует фактическому);
достоверность (содержание соответствует требованиям и может быть полным и точным представлением подтверждаемых операций);
пригодность для использования (исключено устаревание носителей, форматов, невозможность локализации, воспроизведения и/или интерпретации документа);
актуальный срок действия.
Структурные элементы цифровых документов:

основная часть в архивном формате;
приложения цифрового документа;
электронные подписи основной части и приложений;
файл метаданных.
При долговременном хранении используется контейнер в виде одного файла с расширением формата ZIP. Структура архива: дело / единица хранения (документ или совокупность документов).

Также в стандарте приведена методика цифровой трансформации документооборота, в том числе даны рекомендации по определению необходимых в конкретном случае переменных информационных компонентов.

Другие новости проектно-разрешительной отрасли...
ПКР "Кронверк" оказывает услуги по постановке недвижимости на государственный кадастровый учёт.>
Получить консультацию и помощь по объекту недвижимости любой сложности...